Автоматизированная передача файлов как часть бизнес-процессов
В рамках серии статей об автоматизации как части бизнес-процессов мы будем рассматривать, как эти процессы преобразуются, если их оцифровать.
Сегодня мы расскажем об автоматизированной передаче файлов, а также о кейсе нашей компании.
Что такое автоматизированная передача файлов?
Автоматизация передачи файлов позволяет не только управлять повторяющимися или большими по объему данными, но и сокращать (или исключать) ручную обработку. Помимо этого, данные сосредоточены в одной системе, что позволяет минимизировать потерю информации и сокращать ошибки
Сегодня многие организации по-прежнему используют утомительные процессы передачи файлов, сложные системные настройки, а также регулярно вручную передают файлы и пакеты данных.
Автоматизация упрощает и упорядочивает эти повседневные задачи, не только уменьшая количество человеческих ошибок, но и экономя время и сокращая расходы.
Существует 3 типа передачи файлов:
- Автоматизированное планирование: используя встроенный планировщик или подключив существующее программное обеспечение для планирования, вы можете выбирать время начала процессов.
- Автоматизированные рабочие процессы: автоматизация проектов и запуск рабочих процессов один за другим является важным условием автоматизации передачи файлов. Быстрое построение рабочих процессов и объединение ручных и автоматизированных задач в один основной рабочий процесс.
- Автоматизированное перемещение данных по всем направлениям: надежно отправляйте данные с помощью программного обеспечения для автоматизированной передачи файлов.
Как это работает?
Автоматизация передачи файлов включает в себя как мониторинг, так и управление движением файлов, включая отправку и получение. Вы можете планировать, когда файлы должны быть отправлены или получены между системами, пользователями, партнерами, приложениями или облачным сервером.
Однако автоматизация передачи файлов не ограничивается отправкой пакетов документов – некоторые решения могут осуществлять мониторинг папок как на локальном компьютере, так и в облаке, отправлять электронные письма и SMS-оповещения при возникновении событий.
Преимущества
Снижение затрат: это более экономичный способ управления повседневными задачами или длительным процессом передачи файлов.
Производительность: позволяет сэкономить ценное время за счет устранения задержек между передачей файлов и снижения человеческого фактора; вместо того, чтобы позволять компьютеру простаивать в ожидании, пока сотрудник освободится и отправит нужные данные, минимизируйте вмешательство человека и позвольте файлом перемещаться по четко установленному расписанию.
Надежность: автоматизированные операции гарантируют, что задания не будут забыты или выполнены неверной последовательности.
Безопасность: автоматизация процесса обмена данными может не только помочь ускорить и оптимизировать процесс передачи данных, но и повысить уровень безопасности вокруг него, поскольку риск человеческой ошибки значительно снижается. Более того, в безопасность также входит защита системы от взломов, проникновения вирусов и DoS-атак. Компании с высоким уровнем безопасности данных рассматривают каждое событие передачи данных и продуманно применяют политику конфиденциальности – шифрование, проверка пользователя, получателя, редактирование и т.д. Сотрудникам не нужно заниматься всем этим, поэтому работа выполняется быстро, эффективно и безопасно.
Наш опыт
В рамках проекта по разработке ERP-системы для мебельного производства мы сделали возможным функции: “Принятие решения” и “Планирование заказов на производстве”, которые основаны на искусственном интеллекте (ИИ).
- “Принятие решения” : вместо анализа разной информации, которую необходимо было собрать в единый документ, система упорядочила данные и значительно упростила процесс принятия решений. Таким образом, качество принятого решения увеличилось, что благоприятно сказалось на дальнейшей успешности бизнеса.
- Планирование заказов на производстве” : после поступления заказа ИИ (искусственный интеллект) с помощью специальных алгоритмов распределяет необходимые задачи на ответственных сотрудников и ставит в общий план работ на производстве. План работ также может корректироваться ИИ, если заказ имеет наибольшую ценность (на это обычно указывают факторы приоритетности и срочности).
Что было “до”?
Ранее сотрудник вручную занимался распределением плана работ в Excel-таблице, выдавал бирки коллегам, а также вывешивал план на неделю в бумажном варианте.
Что стало “после”?
Нагрузка стала распределяться равномерно и, что самое главное, автоматически по каждому сотруднику. Тем самым, все работы выполняются в срок. А система показала себя как действенный эффективный бизнес-инструмент.
Подробнее читайте в статье, размещенной на нашем сайте:
Источник: goanywhere.com
