Что делать, если производство работает неэффективно?

По мере роста любого бизнеса объем работы его сотрудников также растет. Поначалу компании используют электронные таблицы и электронную почту, но со временем это приводит к снижению эффективности производства. Любая возможная ошибка или потеря данных может погубить бизнес на ключевом этапе роста. 

Для решения данной проблемы компании стараются оптимизировать все бизнес-процессы, которые необходимо упорядочить в единую интегрированную систему. Здесь на помощь приходит ERP-система, как бы говоря: «Я всё решу!».

Система действительно всё «решит»: например, автоматизирует расчет заработной платы или отследит этапы работы над заказом. 

Надеемся, вам хотя бы немного стало понятно, что такое ERP. В этой статье мы расскажем о нашем проекте по внедрению ERP, который был реализован для мебельной компании Goldera Home. Обо всех этапах и результатах вы узнаете далее. 

Для начала немного о самой компании. Goldera Home занимается производством и продажей дизайнерской мебели в Санкт-Петербурге. Преимущество мебели Goldera Home перед конкурентами –– это европейский дизайн и ручная сборка каждого изделия, что подчеркивает оригинальность и уникальность.

“До” внедрения ERP-системы сотрудники  постоянно сталкивались с рядом трудностей: например, продавцы вручную заполняли договор, и иногда в нем не хватало полей для более детальной передачи информации (приходилось писать в свободных местах). Когда договор приходил на производство, то коллеги часто не могли разобрать почерк продавцов –– приходилось связываться с ними для уточнения деталей (что занимало больше времени, чем на самом деле требовалось). Также на производстве использовали “бирки” , которые проходили через все этапы производства. Качество и скорость передачи информации на бирках оставляли желать лучшего, что негативно отражалось на эффективности работы производства. Планирование загруженности происходило вручную, отнимало много времени и было не всегда оптимальным, поэтому приводило к простоям и снижению производительности труда. На расчет сдельных ЗП сотрудников уходило также много времени.  

Главная проблема компании заключалась в неэффективности работы производства: 

-ручной подсчет заработной платы сотрудников;

-медленная передача информации из торговых точек на производство;

-частая нехватка ресурсов на складе;

-отсутствие квалифицированных управленцев на производстве;

-задержки сроков производства и отгрузки готовой продукции;

-низкая выработка персонала производства;

-отсутствие ведения статистики;

-частые потери информации;

Большинство готовых решений не подошли для полного устранения выявленных проблем. Поэтому мы разработали уникальную технологию, которая устранила все существующие ошибки на производстве. 

Что мы сделали?

В первые месяцы мы изучали бизнес-процессы на самом производстве. Далее сформулировали требования, разработали модель решения и документацию по проекту. Проект разбили на модули и задачи, что позволило реализовывать план пошагово, разрабатывая и внедряя функциональные модули будущей ERP-системы. Для этого использовали собственное облачное SaaS решение для производств под названием “Agenda”. 

Сервис, скорость, качество и надежность предоставляемых услуг –– были основными целями, к которым мы пришли в результате работы. Мы сделали возможным: 

1. отправку договоров из точек продаж на производство без потери данных;
2. автоматический расчет стоимости индивидуальных продуктов для клиентов и быструю автоматическую печать договоров; 
3. единое информационное пространство для всех сотрудников компании с разным уровнем доступа к программным модулям;
4. автоматический расчет заработной платы сотрудникам, работающим по сдельной форме оплаты труда; 
5. отслеживание этапов работы над заказом на производстве и общего статуса заказа от создания до отправки;
6. организацию складского учета; 
7. внесение изменений как в номенклатуру материалов, так и в спецификацию каждого товара, ассортимента;
8. использование производственных планшетов, объединенных в единую защищенную сеть для минимизации ошибок и воздействия внешних факторов;
9. отображение договоров в удобном виде для восприятия;

Однако, как и в любом проекте, в проекте для Goldera мы столкнулись с некоторыми сложностями. О них мы рассказали далее. 

С какими трудностями разработки и внедрения мы столкнулись? 

• Одной из главных проблем стала оцифровка данных –– карточек с задачами, заработной платы  ––  которые в основном заполнялись вручную на бумаге. 
• Во время тестирования одного из модулей – “Производство” – выяснили, что придется кардинально менять принцип работы для увеличения эффективности. На это было затрачено дополнительное время. 
• При разработке закладывались опции, от которых впоследствии пришлось отказаться ввиду изменения условий бизнеса.
• Столкнулись и с возражениями некоторых сотрудников по внедрению ERP-системы, однако вопрос удалось урегулировать, и мы совместно продолжили работу. 

Уникальное разработанное решение ERP-системы стало прочным фундаментом для дальнейшей деятельности компании. В короткие сроки уже были достигнуты высокие результаты. 

Результаты: 

Мы создали ERP-систему, настроенную 100% под компанию и её особенности. По итогам получился продукт, который превзошел все ожидания. 

Одно из главных достижений –– система позволила окупить вложения спустя 6 месяцев после интеграции всех модулей системы. 

Уже через 3 месяца после внедрения ERP-системы компания смогла увеличить общую эффективность работы  на производстве на 45%, что позволило брать большее кол-во заказов без необходимости расширения штата.

Система позволила сократить время обработки заказа и увеличила качество обработки заявок клиентов, повысив лояльность покупателей к бренду компании . 

Снижение количества ошибок и, как результат, уменьшения потерь, простоев помогло повысить производительность труда на 30%.