24.08.2022

Автоматизация HR как часть бизнес-процессов

Современные компании все чаще сталкиваются с нуждой в оптимизации своих внутренних процессов для повышения эффективности, а также конкурентоспособности. Одним из главных направлений такой оптимизации является автоматизация HR бизнес-процессов или же компьютеризация. Эта практика представляет собой внедрение технологий для упрощения различных задач, касающихся управления персоналом, подбора и адаптации сотрудников.

Она позволяет значительно сократить временные и ресурсные траты на выполнение рутинных задач. Внедрение специализированных программных решений освобождает HR-специалистов от необходимости заниматься вручную многими трудоемкими процессами, например, ведением кадрового документооборота, обработкой заявок на отпуск или учетом рабочего времени. Это позволяет им сконцентрироваться на более стратегических задачах.

В условиях постоянно растущих объемов информации, ручная обработка данных часто сопряжена с риском ошибок. Компьютеризация обеспечивает более высокую степень контроля и прозрачности, что минимизирует вероятность неточностей, а также упрощает принятие решений.

В каких случаях нужна автоматизация работы с персоналом?

Автоматизация работы с персоналом становится необходимой, когда традиционные методы управления уже не справляются с возрастающими требованиями бизнеса. Рассмотрим основные случаи, когда компании решают внедрить компьютеризацию:

Увеличение числа работников: Когда компания быстро растет и количество сотрудников значительно увеличивается, управление персоналом становится более сложным, трудоемким. В таких условиях ручное выполнение кадровых задач становится неэффективным, а автоматизация позволяет оперативно справляться с большими объемами, обеспечивая точность, быстроту;
Необходимость повышения эффективности: В условиях высокой конкуренции на рынке каждая минута, каждый ресурс на счету. Компьютеризация HR-процессов позволяет высвободить время специалистов, которое они могут направить на стратегические задачи, такие как развитие корпоративной культуры или повышение мотивации работников;
Сложные и многозадачные процессы: В больших организациях кадровые отделы частенько сталкиваются с многоуровневыми и сложными задачами, включая найм, адаптацию, обучение, оценку и развитие сотрудников. Автоматизированный подход позволяет интегрировать все эти процессы в единую структуру, что упрощает их контроль и управление, а также повышает их прозрачность, согласованность;
Стремление к снижению затрат: Использование автоматизированного подхода к управлению персоналом помогает существенно сократить операционные расходы. Это происходит благодаря уменьшению нужды в бумажной работе, снижению вероятности ошибок, более эффективному использованию трудовых ресурсов. В условиях жесткой экономии или оптимизации бюджетов, такой подход становится важным инструментом для снижения издержек;
Потребность в улучшении качества данных: Точные, актуальные данные являются ключевым фактором при принятии управленческих решений. Автоматизированный подход позволяет собирать, хранить, анализировать данные о сотрудниках более эффективно, чем ручные методы;
Необходимость соблюдать законодательство: В условиях постоянного изменения трудового законодательства, компании должны оперативно адаптировать свою работу. Автоматизированный подход помогает быстро вносить необходимые изменения, а также гарантировать соответствие всем актуальным требованиям, нормам.

Преимущества и недостатки HR-автоматизации

Преимущества:

Повышение эффективности: Автоматизированный подход позволяют значительно ускорить выполнение рутинных задач. Это освобождает HR-специалистов для выполнения более сложных, стратегически важных задач;
Сокращение ошибок: Человеческий фактор часто бывает причиной ошибок в документации или отчетности. Компьютеризация снижает вероятность таких ошибок благодаря встроенным проверкам, а также алгоритмам, обеспечивая более точные, надежные данные;
Улучшение аналитики: Современные HR-системы предлагают мощные инструменты для анализа данных, что позволяет компаниям более точно оценивать эффективность своих сотрудников, выявлять тренды, принимать обоснованные решения на основе объективной информации;
Экономия времени и ресурсов: Внедрение автоматизированных решений позволяет существенно сократить временные, а также финансовые траты на выполнение кадровых задач;
Улучшение взаимодействия: Компьютеризация способствует лучшей коммуникации между сотрудниками, отделами. Они предоставляют единый интерфейс для обмена информацией, что ускоряет обработку запросов, повышает уровень удовлетворенности сотрудников;
Соответствие законодательству: Компьютеризация помогает компаниям оперативно адаптироваться к изменениям в трудовом законодательстве, обеспечивая соответствие всем необходимым нормам.

Недостатки:

Высокие первоначальные затраты: Внедрение компьютеризации требует значительных инвестиций. Это может включать стоимость программного обеспечения, оборудования, а также расходы на обучение персонала или интеграцию новых структур с существующими процессами;
Потребность в обучении: Для эффективного использования компьютеризации необходимо обучить сотрудников работе с новыми инструментами. Это требует времени, дополнительных ресурсов, а также может вызвать временное снижение продуктивности;
Зависимость от технологий: Внедрение автоматизации делает компанию более зависимой от технологий. Проблемы с программным обеспечением или сбои в работе систем могут привести к временной остановке важных процессов, что негативно скажется на общей эффективности работы;
Ограниченная гибкость: Стандартные услуги по компьютеризации могут не всегда полностью удовлетворять потребности компании. Это может потребовать дополнительных настроек или доработок, что увеличивает время, а также стоимость внедрения;
Сопротивление изменениям: Внедрение компьютеризации может столкнуться с сопротивлением со стороны сотрудников, особенно если они привыкли работать по старым методам.

Какие процессы можно автоматизировать?

Автоматизация кадровой работы охватывает множество задач, которые можно значительно упростить, оптимизировать. Среди них можно выделить:

Подбор сотрудников: Компьютеризация рекрутинга включает создание, размещение вакансий, сортировку резюме, проведение первичных интервью, оценку кандидатов. Специализированные системы могут использовать алгоритмы машинного обучения для подбора наиболее кандидатов, а также автоматизировать рассылку писем-приглашений на собеседования;
Адаптация новых сотрудников: Внедрение компьютеризации позволяет создать стандартизированные программы адаптации, включающие вводные курсы, тренинги, ознакомление с корпоративной культурой. Это помогает новым сотрудникам быстрее влиться в коллектив и начать продуктивную работу;
Управление производительностью: Компьютеризация позволяет собирать и анализировать данные о результатах работы сотрудников, устанавливать цели, отслеживать их достижения. Она значительно упрощает нелегкий процесс оценки эффективности;
Обучение, развитие: Автоматизированные платформы для обучения (LMS) предоставляют возможность организовать обучение сотрудников, отслеживать их прогресс, оценивать результаты. LMS могут включать в себя онлайн-курсы, тесты, вебинары и другие формы обучения, что делает развитие персонала более гибким, доступным;
Управление кадровыми документами: Компьютеризация кадрового делопроизводства позволяет значительно упростить, а также ускорить обработку различных документов, включая трудовые договоры, приказы, заявления на отпуск, больничные листы;
Учет рабочего времени: Организация учета рабочего времени автоматизирует и упрощает процессы фиксации рабочего времени, учета отпусков, больничных, сверхурочных часов. Это не только снижает административную нагрузку на кадровый отдел, но и обеспечивает точность, прозрачность учета;
Зарплатное администрирование: Автоматизация расчета заработной платы включает в себя вычисление окладов, премий, налогов. Специализированные программы позволяют быстро и довольно точно производить выплаты, а также формировать необходимые отчетные документы;
Обратная связь и опросы работников: Автоматизированные системы позволяют организовать регулярные опросы, сбор обратной связи от работников, что помогает выявлять проблемы, улучшать рабочие процессы;
Анализ данных, отчетность. Современные HR-системы позволяют собирать, анализировать большие объемы данных о сотрудниках, рабочих процессах. Это обеспечивает руководство компании достоверной информацией для принятия стратегических решений, планирования развития.

Этапы HR-автоматизации

Внедрение автоматизированных систем управления персоналом – это сложная задача, которая требует тщательного планирования. Вот основные шаги, через которые предстоит пройти:

Анализ текущих процессов: Прежде чем перейти к автоматизации, лучше всего будет провести детальный анализ существующих HR-процессов;
Определение целей, требований: На этом этапе необходимо четко сформулировать цели автоматизации и определить требования к выбираемому подходу автоматизации;
Выбор программного обеспечения: Решений для автоматизации HR-процессов – много, и выбор подходящего программного обеспечения – это ключевой этап;
Планирование внедрения: Разработка плана внедрения включает установку этапов, сроков реализации проекта, назначение ответственных лиц, распределение ресурсов;
Обучение сотрудников: Для успешного использования автоматизированных систем необходимо обучить персонал работе с новым программным обеспечением;
Тестирование: Прежде чем запустить новую организацию работы в эксплуатацию, необходимо провести ее тестирование и настройку;
Внедрение и запуск: На этой стадии происходит переход от старых методов работы к новым, автоматизированным;
Оценка результатов, оптимизация: После внедрения системы необходимо регулярно оценивать ее эффективность и анализировать результаты.

Системы для автоматизации HR

Системы управления кадровыми ресурсами (HRMS): Эти платформы объединяют ключевые функции HR, включая ведение кадрового учета, расчет заработной платы, управление рабочим временем или обучением. HRMS помогают централизовать данные, автоматизировать рутинные задачи;
Системы управления талантами (TMS): TMS фокусируются на подборе, адаптации, развитии, удержании работников. Они помогают планировать карьеру, оценивать производительность, а также разрабатывать стратегии мотивации, развития;
Системы управления обучением (LMS): LMS нужны для проведения обучения. Они включают инструменты для создания онлайн-курсов, тестирования, отслеживания прогресса работников, делая обучение более структурированным, эффективным;
Системы управления производительностью (PMS): PMS помогают устанавливать цели, оценивать их достижения, предоставлять обратную связь. Они способствуют повышению производительности, выявлению направлений для развития сотрудников;
Системы сопровождения документации (DMS): DMS автоматизируют ведение, хранение кадровых документов, таких как трудовые договоры, заявления на отпуск. Они упрощают документооборот, а также повышают точность данных;
Системы учета рабочего времени (TMS): Они фиксируют рабочее время, планируют графики, учитывают отпуска, больничные. TMS помогают улучшить дисциплину, а также точность учета времени;
Системы управления компенсациями (CMS): CMS автоматизируют администрирование программ компенсаций, включая оплату труда, премии. Они обеспечивают справедливое распределение вознаграждений;
Инструменты HR-аналитики: Современные системы часто включают в себя модули аналитики для сбора и анализа данных о персонале.

Выбор сервисов для HR-автоматизации

Выбор сервисов для автоматизации HR требует внимательного подхода, поскольку от удачности выбора напрямую зависит эффективность управления персоналом. Вот на что стоит обратить внимание:

Определение потребностей компании: Необходимо четко определить задачи, а также цели автоматизации. Какие именно процессы нуждаются в упрощении? Каких результатов вы хотите достичь? Определение ответов на эти запросы поможет сузить круг поиска и выбрать наиболее подходящие решения;
Функциональность, возможности: Оцените функциональные возможности сервисов. Также проверьте наличие модулей для аналитики, отчетности;
Интеграция: Выбранный сервис должен интегрироваться с уже используемыми в компании процессами, такими как бухгалтерские программы или ERP-системы. Это обеспечит бесшовную передачу данных, а также уменьшит риск возникновения ошибок;
Простота использования: Система должна быть интуитивно понятной, а также не требовать длительного обучения персонала;
Масштабируемость. Выбирайте сервис, который может расти вместе с вашей компанией;
Поддержка и обслуживание. Обратите внимание на качество технической поддержки, наличие обучающих материалов;
Стоимость. Сравните стоимость, учитывая как первоначальные затраты на внедрение, так и последующие расходы на обслуживание, обновление;
Отзывы, рекомендации. Изучите отзывы других компаний, уже использующих выбранный сервис. Реальные кейсы или рекомендации помогут составить объективное мнение.