+7 (812) 223-44-52 request@migra.ru

Санкт-Петербург

Обсудить проект

Когда нужно задуматься об автоматизации бизнеса?

20.04.2022

7 мин.

В последнее время вы наверняка часто слышали об автоматизации бизнес-процессов. Несколько лет назад для автоматизации требовались массивные мэйнфреймы и команда экспертов для их обслуживания. Сегодня облачные платформы автоматизации делают функциональность доступной для компаний любого размера. Это одна из самых актуальных тенденций в мире бизнеса и шаг, который настоятельно рекомендуется сделать для перспективных компаний. 

Мало какая отрасль осталась незатронутой преимуществами автоматизации. От обработки счета до поддержки клиентов и управления социальными сетями — кажется, нет конца бизнес-процессам, которые можно автоматизировать. По своей сути автоматизация бизнеса означает использование инновационных технологий для выполнения повторяющихся и зачастую рутинных задач.

В прошлом только крупные компании с обширными IT-возможностями могли выделить ресурсы, необходимые для поддержания систем автоматизации. Теперь, благодаря широкому распространению облачных платформ автоматизации, передовые функции автоматизации доступны компаниям любого размера.

В зависимости от сложности процесса, который компания хочет автоматизировать, существуют различные виды автоматизации бизнеса. Для относительно простых задач могут подойти базовые инструменты автоматизации без кода. Для более сложных задач может потребоваться продвинутая автоматизация, включающая искусственный интеллект и технологии машинного обучения.

Но подходит ли вам автоматизация? Возможно, вы управляете малым бизнесом и не считаете, что есть смысл автоматизировать его, пока он не начнет развиваться. Или вы довольны тем, как все функционирует на данный момент. Тем не менее, вероятно, пришло время взглянуть на автоматизацию с другой стороны, особенно если вы замечаете признаки того, что текущий процесс функционирует не так хорошо, как раньше.

Мы выделили 4 признака того, что пришло время автоматизировать бизнес-процессы: 

1)    Потеря денег: если вы теряете деньги или не знаете, сколько тратите на бизнес-процессы, автоматизация способна обеспечить над всем контроль. Исследования показывают, что офисные работники тратят более пяти часов в неделю на выполнение административных задач – обработку документов и согласование бумаг. Компании, которые перешли от бумажного документооборота к автоматизации, сократили расходы до 250% на каждый инвойс. Человеческие ошибки при составлении сметы расходов на капитальные вложения, оформлении заказов на поставку или обработке отчетности о командировочных расходах стоят денег. Автоматизация решит большинство или даже все эти проблемы.

2)    Потеря времени: хоть и существуют задачи, требующие участия сотрудников, большая часть из них отнимает много времени. Автоматизация предоставляет возможность сбора данных в электронном виде. Большая часть обработки происходит автоматически, и программное обеспечение сопоставляет счета-фактуры с заказами на поставку в системе. Для отчетности по расходам автоматизированная система позволяет сотрудникам осуществлять свою отчетность удаленно, а затем автоматически обрабатывает запрос. Каждая запись хранится в цифровом виде, что экономит время при поиске информации.

3)    Загруженность: все чаще компаний сталкиваются с тем, что её сотрудники не справляются со всей бумажной документацией. С введением автоматизации станет возможным взять под контроль процесс обработки документов и более эффективно управлять ими. Вместо того чтобы вводить данные вручную, технологии электронного сбора данных делают это за вас. Вместо того чтобы сотрудникам сдавать отчеты о расходах, система позволит им делать это онлайн через защищенный портал.

4)    Неспособность контролировать данные: по мере развития бизнеса становится все труднее отслеживать информацию. Проблемы с поиском данных о прошлых финансовых показателях затрудняют составление бюджета, а необходимость сортировать бумажные файлы с информацией о сделках становится сущим кошмаром. Когда данные начинают выходит из-под контроля, то на помощь приходит автоматизация. Решения программного обеспечения хранят всю информацию о прошлых операциях в формате, который можно легко найти и использовать. Все данные находятся у вас под рукой, и вы можете получить безопасный доступ к ним с любого устройства с выходом в Интернет.

Преимущества автоматизации бизнеса привлекают все больше предприятий к внедрению подобных инструментов. Согласно исследованию McKinsey от 2020 года, две трети (66%) предприятий, по крайней мере, пробуют проекты автоматизации, а еще 14% планировали автоматизировать бизнес в течение следующего года.

Сотрудники являются одним из самых важных источников компании, и трата их времени на утомительную работу может не только снизить эффективность ресурсов, но и уменьшить их удовлетворенность работой. Освобождая сотрудников, вы позволяете им сосредоточиться на более важных задачах, что, безусловно, выгодно всем заинтересованным сторонам. В сочетании с искусственным интеллектом автоматизация бизнеса позволяет получить важные сведения о том, насколько эффективны существующие системы, и определить, где можно ввести улучшения. После анализа процессов автоматизация может быть применена в тех областях, где можно добиться наибольшего эффекта.

Обслуживание клиентов – одно из направлений, на которое автоматизация бизнеса оказывает наибольшее влияние. Давно прошли времена, когда квалифицированные клиентские менеджеры тратили часы на обработку электронных писем, телефонных звонков и чатов, в которых клиенты спрашивали самую элементарную информацию о сроках доставки или наличии товара. Теперь круглосуточные чат-боты с искусственным интеллектом могут мгновенно давать ответы на самые разные вопросы, предоставляя клиентским менеджерам возможность отвечать только на сложные вопросы, требующие участия человека.

Внедрение автоматизации бизнеса не отменяет потребность в сотрудниках, а скорее помогает бизнесу стать более упорядоченным и эффективным. Поскольку расходы на автоматизацию бизнеса только растут, все больше предприятий признают преобразующий эффект этого подхода.

Анастасия Андриянова

Анастасия Андриянова

Еще статьи